Votre solution de Messagerie Téléphonique

Quel message pour quel usage ?

Usage 1913 Filiale Bouygues Telecom Entreprises

Aujourd'hui, votre entreprise dispose de nombreuses possibilités de diffusion d'annonces qui vous permettent d'optimiser votre accueil téléphonique.

Ces fonctions vocales sont soient proposées de base sur votre PBX (standard téléphonique), soient externes par la connexion de boîtiers supplémentaires.

Dans la suite nous vous présentons une liste de fonctions vocales qui vous permettra de mieux comprendre les différents scenarios d'accueil que vous pourrez diffuser dans votre entreprise.

Les messages d'accueil et d'attente

Accueil et Attente 1913 Filiale Bouygues Telecom Entreprises

Accueil au fil de l’eau :

Ce message d'accueil se déclenche pour chaque appel ou si le standard est occupé (en débordement). Il est diffusé en boucle parallèlement aux sonneries (que l'appelant n'entend pas). Il est interrompu au moment l'appelé décroche. Il a une fonction de mise en attente avant standard. Il limite ainsi les risques de perte d'appel. Durée préconisée : 30 s.

Pré-décroché synchrone :

Ce message d'accueil se déclenche à chaque appel. Il est diffusé intégralement puis l'appel est transféré au standard ou à un poste de l'installation. L'appelant entend donc un court message puis les sonneries jusqu'à la prise d'appel. Il peut servir de support de diffusion d'un message exceptionnel ou important. Durée préconisée : 16 secondes maximum

Attente :

Ce message de patience est diffusé pendant le transfert d'appel ou la mise en garde et après réception de l'appel par la standardiste. On peut profiter de ce temps d'attente pour communiquer des informations relatives à votre entreprise. Plusieurs annonces peuvent se succéder, avec des courtes pauses musicales. Durée : 1, 2 ou 3 minutes

Standard Automatique ou Guide Vocal :

Ce message d'accueil permet à vos appelants de joindre directement un service ou un correspondant par le biais d'un menu vocal proposant plusieurs choix.

Messages de répondeur et de dissuasion

Répondeur 1913 Filiale Bouygues Telecom Entreprises

Répondeur Simple :

Ce message est diffusé en fermeture sans possibilité de dépôt de message par vos clients. Son activation peut être programmée ou manuelle.

Répondeur Enregistreur :

Ce message est diffusé en fermeture avec possibilité de dépôt de message par vos clients. Son activation est programmée ou manuelle.

Dissuasion :

Ce message est diffusé lorsqu’il y a saturation du trafic téléphonique. Il invite l’appelant à renouveler son appel.

Aspects techniques : formats des fichiers, matériel adapté

Aspects Techniques Mobile 1913 Filiale Bouygues Telecom Entreprises

UUe fois vos messages réalisés par nos soins, ils doivent être convertis à un format WAV spécifique, adapté à votre matériel. Sur nos installations, nous nous chargeons de ces aspects techniques.

Puis vos messages sont mémorisés et diffusés par votre équipement PBX ou une 'attente téléphonique externe'. C'est un boîtier qui vient se connecter à votre central téléphonique (PBX ou Autocommutateur). Elle contient une mémoire numérique, non-volatile et diffuse en continu une annonce de patience facilement modifiable.

Même si la plupart des nouveaux PBX ont une attente standard intégrée de base, ces boîtiers externes vous offrent de meilleures fonctionnalités, par exemple : des capacités plus grandes d'enregistrement, une réelle autonomie pour la mise à jour des annonces, une homogénéité technique de tous vos sites. A chaque besoin sa solution.

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